La Retranscription Audio : compétences et outils

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La retranscription audio peut concerner la saisie de fichiers audio de conférences, de discours, de conseils d’administration, de congrès ou de colloques, la plupart des retranscriptions que j’ai effectuées jusqu’à maintenant sont des entretiens menés par des chercheurs dans différents domaines.

La retranscription de ces entretiens correspond à une retranscription intégrale de leurs propos, en enlevant juste les interjections, les hésitations, les répétitions et corrige certaines tournures employées.

La correction est effectuée sans modifier aucunement la nature des propos des interlocuteurs. Si un mot doit être répété plusieurs fois à bon escient, il ne faut pas le changer et le remplacer par un synonyme. Tout dépend du contexte dans lequel cette retranscription est effectuée, il est indispensable de tenir compte du fait des exigences du client. Pas de reformulation donc, mais simplement rendre les propos plus lisibles.

Pour ces entretiens la mise en page est très simple. La présentation correspond à celle d’un dialogue avec parfois la mise en italique des propos de la personne qui mène l’entretien.

Quelles Compétences ?

La retranscription est une prestation qui demande certaines compétences :

  • maîtriser l’orthographe
  • avoir une bonne culture générale : ce qui permet de retranscrire au mieux les propos des interlocuteurs en saisissant bien les nuances de langage. Une bonne culture générale permet aussi d’identifier davantage de noms propres liés à des domaines bien précis comme la politique, la géographie, des faits historiques etc.
  • La retranscription demande beaucoup de rigueur, et de concentration. Je conseille de travailler avec un casque audio de bonne qualité, il y a parfois certains mots que vous n’entendez pas lorsque vous écoutez la bande sans le casque, et de plus, le casque vous permet de vous isoler davantage.

Je travaille toujours avec une fenêtre ouverte sur Google, lorsque je ne suis pas sûre de l’orthographe d’un mot je peux vérifier rapidement. Si je ne trouve pas, que je ne suis pas sûre d’avoir identifié le « bon » mot, je le signale aux clients par points d’interrogation et le time code ( ex : 03 :08 :16.9) qui permet aux clients de retrouver sur la bande l’endroit précis où ce mot a été prononcé.

Express Scribe et Audacity

Lorsque le fichier son n’est pas très audible, celui-ci peut être amélioré avec le logiciel Audacity. Ce logiciel est gratuit et téléchargeable en ligne, il existe des versions pour Windows et pour Mac. Audacity permet notamment d’améliorer la qualité du fichier en supprimant certains bruits de fond, il permet aussi d’augmenter le son lorsque ce fichier a été enregistré avec un volume trop faible.

J’utilise la plupart du temps Audacity lorsque le format de fichier est à modifier – fichier .dss à transformer en mp3 ou en wav –  afin d’être importé ensuite sur Express Scribe.

AUDACITY

Vos premières missions de retranscription

Je conseille à toutes les personnes qui souhaitent répondre à des missions de retranscription audio de commencer par s’approprier les outils Express Scribe  (et Audacity) afin de ne pas être déconcertées lors de la prise en main de ces outils. Ces logiciels ne sont pas compliqués, ils demandent néanmoins une certaine pratique.

De même si vous n’êtes pas sûre à 100 % de votre orthographe je vous recommande de bien relire votre texte, éventuellement de le faire relire par une tierce personne, avant de le restituer au client. S’il y a certains mots que vous n’avez pas identifiés en écoutant le fichier la première fois il est inutile de réécouter 15 fois ce passage, reprenez-le un peu plus tard ou le lendemain, parfois ce qui vous semblait incompréhensible hier devient évident le lendemain !

De la même façon, et au risque de me répéter 😉 je déconseille de vous précipiter pour répondre à une offre de mission, sans vérifier la qualité du fichier son, et sans tenir compte du délai nécessaire pour réaliser la retranscription.

Si vous vous engagez sur un délai trop court pour la livraison de ce fichier, vous risquez de passer des nuits blanches, et surtout de vous décrébiliser aux yeux du client. De plus si vous devez faire appel à des sous-traitantes au dernier moment, sous-traitantes dont vous n’aurez aucune assurance sur la qualité du travail rendu, cela peut être préjudiciable !  On estime qu’il faut prévoir pour retranscrire 1h de fichier son, entre 4 et 6h de travail. Ce délai peut être encore plus long si le fichier est truffé de termes techniques ou de noms propres.

D’autre part, il faut savoir que l’on ne pourra généralement pas retranscrire plus d’une heure d’enregistrement par jour car au bout de 4 ou 5 heures, votre concentration diminue, vos doigts s’emmêlent… Personnellement mon rythme idéal est de 30 à 45 minutes d’enregistrement par jour.

Logiciel de reconnaissance vocale

J’utilise depuis peu un logiciel de reconnaissance vocale qui me permet de gagner du temps et surtout de préserver mon dos. Ne pensez pas que ce logiciel est miraculeux, il permet néanmoins de gagner du temps, la retranscription se fait plus facilement, vous vous concentrez davantage sur les paroles des interlocuteurs puisque vous devez répéter ce que vous entendez. Ainsi, vous pouvez vous concentrer davantage sur l’écoute plutôt qu’allier écoute et saisie. Je reviendrai dans un autre article sur l’utilisation de ces logiciels de reconnaissance vocale.

48 réflexions sur “La Retranscription Audio : compétences et outils”

  4. Bonjour,

    Ce message s’adresse à toutes les télésecrétaires, suite à ma formation de secrétaire médicale fin 2011, je me suis achetée pour m’entrainer le kit AS-2400 transcription Olympus. Je me suis servie de celui-ci 2 fois grand maximum. Aujourd’hui je n’en ai plus aucune utilité et souhaite le vendre. Pour celles qui sont intéressées par ce produit je le vends frais de port inclus 140.00 euros. Ce kit comprend :
    commande au pied
    casque stéréo
    logiciel standard DSS Player.

    Cordialement
    Brigitte

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  5. Bonjour,

    J’ai lu attentivement tous les commentaires, effectivement la transcription s’acquiert avec l’entrainement (vitesse, compréhension, abstraction du bruit). Pour ma part, j’ai travaillé pour un cabinet d’expertise en assurance et je ne faisais que des transcriptions de sinistres à longueur de journée. Lorsque j’y suis entrée, je ne savais même pas travailler avec un casque sur la tête et une pédale. Dans ce cabinet, il fallait travailler très vite. J’en ai pleuré. J’ai persévéré et ensuite je suis partie pour le faire à mon compte et depuis je suis ravie. J’utilise le même logiciel que ce cabinet puisque je le connais bien : Philips pro transcribe. Je ne suis pas encore passée au logiciel de reconnaissance, mais j’y songe sérieusement.
    http://www.cn-secretariat.com

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  7. Merci pour cet article très intéressant. Je cherche à apprendre à faire de retranscription, mais je ne trouve aucun manuel ou tutoriel sur le net malgré mes nombreuses recherches…Est-ce que vous connaissez des liens pour apprendre les bases? merci beaucoup par avance. Bonne fin de semaine

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  8. Bonjour.
    Article très intéressant. Je voulais vous demander si vous avez des astuces pour se constituer une clientèle. En fait, je travaillais dans une boite pendant 2 ans en tant que transcripteur audio et j’aimerai me mettre à mon compte. J’ai accouché il y a 3 mois et je pense que c’est mieux si je reste travailler à la maison pour les enfants.
    Je vous remercie pour votre aide.
    Dinah

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    • Bonsoir et merci pour votre commentaire. Il est très difficile de se constituer une clientèle, très difficile de se faire connaître…Il faut beaucoup de temps et de persévérance. Surtout avec des enfants en bas âge, une activité indépendante de transcription est difficilement compatible. Je vous réponds avec franchise, pardonnez-moi si je vous semble trop franche 🙂 Par contre vous pourriez reprendre votre activité en tant que salariée d’une société de transcription et travailler de chez vous; en télétravail ? Ainsi vous n’auriez pas à rechercher une clientèle.
      Valérie

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    • Merci pour post! Cela fait toujours plaisir de voir que l’on nous recommande! Je travaille chez Idal secrétariat et nous nous tenons à la disposition de ceux que ça intéresse! Il y a beaucoup de situations qui font que c’est intéressant d’externaliser!

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  13. J’ai créé une société de télésecrétariat. Je suis une ancienne sténodactylographe avec beaucoup d’expériences dans ce domaine mais je suis plutôt « bloquée » par le type de matériel qu’il faut acquérir pour ce genre de prestation. Pouvez-vous me donner des conseils sur le casque, pédalier, logiciel ? Et la reconnaisance vocale, est-elle performante aujourd’hui ? Merci de me répondre. Jeanne

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  14. Bonjour à toutes,

    Ça y est je viens de commander mon kit de transcription, l’aventure va commencer, dès que je le reçois. 1er temps entrainement, 2ème temps prospection et recherche de clients et la suite on verra bien…Merci encore à Jacqueline de m’avoir conseillé. En 2009 j’avais fait une mission d’un mois en secrétariat, ou je n’ai fait que de la transcription de courriers sur du matériel un peu archaïque, vieux magnéto à cassettes pas de casque, les pédales fonctionnaient pas trop mal ! je m’en suis pas trop mal sortie, alors, il n’y a pas de raison que j’y arrive pas … bonne journée à toutes

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    • Je retrouve le fil de cette discussion sur le tard !
      comment va tu Brigitte ? Si tu as besoin de conseils
      pour le kit Olympus, n’hésites pas, ce sera avec plaisir !
      bon dimanche à tous !

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      • Bonjour Valérie,

        Effectivement cela peut-être intéressant, en fait c’est surtout pour faire de l’entrainement de dactylo, je viens de terminer une formation de secrétaire médicale, et pour garder ma vitesse acquise lors de la formation. J’ai l’intention de faire de l’intérim, donc être opérationnelle de suite et une fois que je serai bien entrainée, pourquoi pas me lancer pour quelques travaux à domicile.
        Bien cordialement
        BLS

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    • bonjour, je suis équipée d’un kit de retranscription audio avec pédalier depuis 2006 : OLYMPUS DSS Player Pro, c’est très bien. Tu peux trouver tous les renseignements sur leur site. Mais fais attention d’avoir un certain potentiel de clientèle avant d’investir, car c’est tout de même cher, il faut amortir le matériel ! bon courage.

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      • Merci Jacqueline,

        je vais voir si je trouve le produit, peut-être d’occasion ! dans un premier temps, je vais m’entrainer avec, j’ai un peu pratiqué à l’école, mais je me sens pas encore au top, surtout que la prospection n’est pas quelque chose qui m’attire, alors on verra au fil du temps. Si dans mes missions d’intérim je peux laisser ma carte de visite, je pourrai éventuellement en faire un peu chez moi en portage salarial. Je ne veux surtout pas de statut autoentrepreneur.
        Merci pour l’information et bonne journée
        Brigitte

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  16. Bonjour Valérie,

    Je confirme tout ce qui a été dit, surtout ta petite phrase « parfois ce qui vous semblait incompréhensible hier devient évident le lendemain ! », ce qui est tout à fait vrai.

    Ma première mission lorsque je me suis lancée a été la retranscription de 16 h d’enregistrement entre une étudiante et des personnes qui prennent des médicaments qui les assomment (incompréhensibles parfois) ! Donc je sais maintenant que pour ce genre de prestation je réfléchie bien à la charge de travail demandée.
    Mais bon c’est en forgeant que l’on devient forgeron 🙂

    A bientôt !

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    • Merci Lydia pour ton commentaire ! Je me rends compte que beaucoup de « collègues » souhaitent faire de la retranscription audio : cette activité que l’on fait chez soi, confinée dans son bureau peut sembler relativement simple  » je saisis ce que j’entends » …
      Pourtant il y a tellement de cas de figure, notamment le cas que tu évoques, c’est parfois l’enregistrement qui est fait dans une cafetaria, et nous avons donc droit au bruit de la machine à café, du percolateur, du bruit des chaises qu’on repousse etc…
      Je te confirme qu’avec de l’expérience et pas mal d’entrainement, on va plus vite, c’est moins lourd à gérer.
      Valérie

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  17. Bonjour !
    L’idée d’être transcripteur me tente vraiment beaucoup, mais j’aimerais savoir à quel organisme m’adresser, et quelles sont les démarches obligatoires avant de se lancer dans cette aventure. J’ajoute que je suis bilingue espagnole, je pense que cela peut être un plus. Merci d’avance si vous pouvez répondre à ma demande !

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      • Merci Valérie pour votre réponse, mais se mettre à son compte il faut quand même effectuer des démrches avant ou pas du tout ? Quand aux clients potentiels, j’avais pensé mettre des petites annonces un peu partout ! Merci
        Mila

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      • Oui bien sûr le statut le plus « simple » est le statut d’auto entrepreneur, mais attention, « aimer » faire une tâche n’implique pas forcément qu’on ait la capacité d’être un chef d’entreprise…

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  19. Bonjour Valérie,
    Ton article est très intéressant. Une bonne orthographe est en effet primordiale.
    J’ai envie de me lancer dans l’ audio transcription et j’avoue que je ne sais pas trop vers qui prospecter, mais ton article m’ a aussi guidée en ce sens.
    Merci pour tout tes conseils.

    Sonia

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    • Merci Sonia, en fait il y a les avocats, mais aussi les professions de santé, il y a aussi les chercheurs, des universitaires, les comités d’entreprises etc…le champ d’action est vaste !
      Valérie

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  20. Bonjour Valérie,

    Je confirme, en effet, divers propos sur la retranscription.
    J’ai effectué ce travail pour une conférence de presse avec des architectes, et si ma culture personnelle avait été médiocre, je pense que je n’aurais pas pu aller au bout des 3 h d’enregistrements !!

    Google nous aide beaucoup également !
    mais une très bonne orthographe est primordiale !
    Travaillant également avec des avocats, il faut être irréprochable !

    Bonne continuité pour ce blog !!

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  21. Bonjour Valérie,

    Votre article est très intéressant (comme tous les autres).

    Avant d’être à mon compte, j’étais secrétaire médicale pour plusieurs services dans un hôpital. Je faisais de la transcription de courriers et comptes rendus pendant 3h d’affilée… alors oui je confirme les informations de Pascal… il ne faut pas confondre la transcription d’enregistrements avec celle de courriers.

    Tout le monde ne peut pas faire de la retranscription… Cette prestation est vraiment très particulière.

    Carine

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  22. Bonjour Valérie

    En tant que transcripteur professionnel, si, si ça existe! je ne peux que confirmer les différentes informations de l’article. Les différents niveaux de transcription, les demandes spécifiques comme l’utilisation de conventions de transcriptions, l’utilisation d’un logiciel comme Clan ou Transana sont des éléments souvent ignorés par des collègues qui débutent dans le métier, qui confondent la transcription d’enregistrements avec celle de courriers et elles sont souvent surprises par la difficulté et le temps passé.
    à titre personnel j’utilise Adobe audition 3, Sequoia, le système Olympus transcription module avec pédalier et un casque avec micro Sennheiser, pour l’ordi je suis encore fidèle au PC, j’utilise un serveur avec quatre coeurs qu’il va falloir d’ailleurs que j’upgrade . Bref tout ça pour dire que le travail de transcription avec des chercheurs peut amener certaines obligations en matière de matériel et de formation et je ne parle pas du travail pour des boites de prod audiovisuelle, et que je suis tout à fait d’accord il s’agit vraiment d’une prestation « particulière ».

    Pascal

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  24. Bonjour Valérie,
    Je viens de lire ton article et suis tous à fait d’accord avec ce que tu écris et les mises en garde que tu donnes. Outre une très bonne orthographe et de la culture générale, c’est un pan de notre métier de télésecrétaire qui demande effectivement une grande concentration et de la rigueur.
    Autrement dit, ce n’est pas toujours facile mais pour moi très intéressant.
    De bons outils sont indispensables (à ce propos, le logiciel de reconnaissance vocale pour Mac s’appelle maintenant DRAGON DICTATE).
    VADS

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  25. Bonjour Valérie,

    Je trouve ton article très dense, il fait bien le tour des points importants concernant le travail de retranscription (j’adhère tout à fait à ce que tu dis sur l’orthographe et la culture générale).

    La qualité du fichier audio est effectivement primordiale ; c’est un point qui ne doit pas être négociable, la concentration demandée lors d’un compte rendu intégral (avec hésitations, onomatopées…) par exemple étant déjà très grande sans que l’on soit obligé en outre de tendre l’oreille…

    Concernant les délais, nos tarifs doivent refléter le degré d’exigence du client.

    A bientôt de te lire ! 😉

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    • Merci Sylvie pour ce commentaire. je trouve que trop souvent encore, des personnes « se lancent » dans la retranscription sans avoir conscience des points à maîtriser, et sont du coup bien ennuyées. Au même titre que la permanence téléphonique par exemple, la retranscription est une prestation particulière.
      Valérie

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