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L’informatisation des traitements comptables
La comptabilité comporte un certain nombre de tâches répétitives qu’il a été facile d’automatiser puis d’informatiser. Il s’agit notamment des opérations, d’imputation et de report dans les comptes (du grand livre à la balance), de ventilation (regroupement des comptes), de totalisation (total débit/total crédit) et de centralisation (report des brouillards de saisie dans les journaux, totalisation D/C).
L’informatisation limite les saisies et permet de gagner en rapidité et en fiabilité. Toutefois, quand la dimension de l’entreprise ne permet pas que toute les opérations comptables soient réalisées par un comptable unique, la question du regroupement des données réparties sur différents ordinateurs monopole se pose alors. Une configuration en réseau et l’utilisation d’un progiciel de gestion intégrée (PGI) seont plus pertinents pour le partage des données.
Les différents niveaux d’une comptabilité informatisée
Il existe 3 différents niveaux de comptabilité informatisée :
- Comptabilité autonome : Utilisation d’un tableur et d’un progiciel comptable ; Saisie manuelle des enregistrements à partir des pièces comptables ; Traite essentiellement la comptabilité financière. Adapté aux petites entreprises avec un comptable unique.
- Comptabilité semi-intégrée : Utilisation d’un progiciel de gestion semi-intégrée qui comporte plusieurs modules (compta, paie, immos) ; Etablissement des pièces comptables (factures..) ; Traite à la fois la comptabilité financière et celle de gestion. Adapté aux moyennes entreprises avec un comptable unique.
- Comptabilité intégrée : Utilisation d’un progiciel de gestion intégrée sur une architecture réseau (PGI) ; Saisie d’un événement dans un module (facture, paie…) génère automatiquement l’écriture correspondante en comptabilité ; Comptabilité financière et comptabilité de gestion sont interdépendantes.
L’impact de l’information sur l’organisation du travail comptable
L’informatisation de la fonction comptable fait considérablement évoluer la nature des tâches confiées aux comptables. Les temps gagnés sur les opérations de report, calcul peuvent désormais être consacrés à des travaux d’analyses et de contrôles qui contribuent à améliorer la gestion de l’entreprise. Parallèlement, les qualifications attendues des personnels ont beaucoup progressées : beaucoup moins de saisies et d’avantage de travail d’organisation et d’activités de communication envers les destinataires internes ou externes de l’information comptable.
La fonction comptable se structure en services spécialisés, l’utilisation d’un PGI permet la division du travail comptable et demande que l’organisation totale de l’entreprise soit intégrée ce qui suppose le travail collaboratif de tous les acteurs de l’entreprise.