Comment réussir la note administrative ?

Traiter un dossier de Note Administrative (abréviation pour ce bilet : NA) exige une méthode cohérente et systématique.

6 étapes la composent :

 A. L'analyse du contexte

 B. La lecture du survol

 C. La prise de notes

 D. L'élaboration du plan

 E. La rédaction du texte

 F. La relecture

A. L'ANALYSE DU SUJET

L'épreuve de la NA n'est pas un exercice purement théorique. Les sujets comportent une mise en situation plus ou moins développée qui guide le candidat dans son analyse du dossier.

Quatre aspects méritent de retenir l'attention :

1. Le contexte
2. Le problème posé
3. Les partenaires
4. La demande

Pour t’aider, un tableau sur une page permet de sélectionner les différents points développés.

                                                               Tableau d'analyse du sujet

Contexte

Collectivité
- Type de collectivité
- Service
- Fonction de l'agent

Situation
- Les faits

Problèmes posés
- Juridique
- Technique
- Information

Partenaires
- Publics
- Privés

Demande
- Type de document
- Destinataire
- Le fond du sujet à traiter

A partir de ce tableau dont les cases se remplissent en fonction des sujets, tu peux engager la lecture du dossier.

B. LA LECTURE DE SURVOL

Le dossier dans la plupart des options se compose de différents documents, de sources variées et présentées dans un savant désordre. Aussi, il ne faut pas obligatoirement lire les documents les uns à la suite des autres. Un dossier de concours est organisé à l'aide de quatre types de documents qu’il faut classer par date.

1. Les documents pivots ou structurants
Dans chaque dossier, il y a un à trois textes qui constituent l'armature du dossier. Ils donnent les définitions, les problématiques de base, les grands points incontournables. Ainsi dans un dossier à fond réglementaire, une circulaire qui fait déjà une synthèse est à lire en premier pour avoir une vision globale.

2. Les documents complémentaires.
Ces documents abordent un aspect du dossier et l'approfondissent. Il existe 3 types de documents complémentaires :
- Les textes officiels : directives européennes, lois, ordonnances, décrets, arrêtés.
- Les textes thématiques qui analysent un aspect de la question (sécurité, bruit, question du personnel, finances).
- Les exemples qui décrivent un cas dans une collectivité et qui concrétisent des propos quelquefois abstraits.

3. Les documents redondants
Ces documents répètent des informations déjà contenues dans d'autres textes : une expérience est décrite à plusieurs reprises par exemple.
Une circulaire est reproduite sous le timbre de plusieurs ministères.
Des articles de presse expliquent le même texte de loi.

4. Les documents parasites n'ont rien à voir avec le sujet.
Les documents parasites sont rares dans les derniers concours organisés par le Centre national de la fonction publique territoriale.

Tableau de lecture de survol (le plus important)
Lire uniquement les gros titres des documents. Il faut réaliser un tableau avec trois colonnes en indiquant :

- dans la première colonne : le numéro du document (si il ne l’est pas le numéroter),
- dans la deuxième colonne : les sources, dates et thèmes,
- dans la troisième colonne : l'intérêt du document (complémentaire, pivot, parasite).

Le candidat a ainsi réalisé un sommaire du dossier qui permet de passer au stade de la lecture approfondie. Une ébauche de plan se dessine le plus souvent autour du balancement constat / remèdes ou état des lieux/perspectives.
Attention, le plan définitif ne peut s'établir à cette étape. Il doit se nourrir, se confirmer avec la lecture approfondie.

C. LA PRISE DE NOTES

Cette étape consiste à prendre des notes et à préparer les informations destinées au texte.
Plusieurs méthodes existent.
Chaque candidat doit élaborer la sienne à partir de quelques outils exposés ci-après. La préparation permet de tester et de roder la méthode la plus opérationnelle. Il faudra éviter d'en changer le jour de l'examen ! ! !

1. La méthode de prise de notes à raison d'une fiche par document est connue de tous. Elle présente l'avantage de classer les informations et de ne pas attribuer par exemple à une circulaire, texte émanant d'un ministère des informations relatives à un article de presse, éventuellement sujet à interprétation.

2. Une méthode très utile dans le cadre des épreuves de synthèse à dominante technique : la méthode dite SPRI (situation, problème, résolutions, informations). Il suffit de prendre une feuille, de la diviser en quatre ou de prendre quatre feuilles, tout dépend de la quantité d'informations à intégrer.

A la lecture des documents, le candidat prend des notes et les classe dans l'une des quatre rubriques.

A la lecture de ces notes, le candidat est en mesure d'apprécier si le contenu permet de faire un plan constat / remèdes, l'un des plus classiques :

I. Constat
II. Remèdes

3. La prise de notes autour d'un document central est intéressante pour travailler un dossier avec un document pivot assez dense, comme une circulaire.
Il convient de prendre une feuille, de la diviser en trois et de prendre au milieu les informations du document pivot. Autour de cette colonne vont se répartir les notes émanant de la lecture des documents complémentaires.
L'objectif est de mettre les informations se rapportant au même thème les unes en face des autres. Ce travail effectué, il reste au candidat à réfléchir à un plan pertinent, rien ne peut lui échapper car toutes les informations se rapportant au même thème sont mises en relation.

4. Certains candidats utilisent la méthode du tableau avec thèmes dominants.
Il convient de réaliser un tableau avec des colonnes relatives aux grands thèmes du dossier.
Il importe de repérer 5 à 6 grands thèmes maximum et de faire une colonne pour chacun d'entre eux. Cette sélection évite au lecteur de se noyer dans des thèmes non déterminants et facilite le travail d'élaboration du plan.
Après la construction du tableau autour des thèmes, il reste à prendre les documents dans l'ordre voulu par le candidat et à répartir les informations dans chaque colonne.
A la fin de la lecture approfondie, le candidat a toutes les informations se rapportant aux différents thèmes réparties, il lui appartient d'élaborer le plan organisant la présentation des thèmes comme il l'entend.

5. La prise de notes chronologique est la dernière méthode présentée. Elle prend son sens pour exposer l'évolution d'une réglementation. Elle consiste à repérer en lecture de survol les thèmes dominants puis à lire les documents en partant du plus ancien pour aller vers le plus récent. Le tableau permet de mesurer l'évolution. Avec cette méthode, le candidat peut faire un plan soit chronologique soit thématique, soit en intégrant les deux approches.

D. L'ÉLABORATION DU PLAN

L'introduction
L'introduction 15 lignes environ est essentielle dans un texte tant dans la vie professionnelle que pour un concours. Elle permet au lecteur de comprendre l'enjeu et de voir la démarche de l'auteur de la note. La structure du plan en deux parties se présente ainsi :

I.
A.
Phrase de liaison
B.
Phrase de liaison. Liaison obligatoire
II.
A.
Phrase de liaison
B.

Un dernier point reste à exposer : la question de la conclusion. Certains formateurs considèrent qu'elle n'est pas obligatoire. En réalité, le jour du concours le correcteur ira voir à la fin du texte si celui-ci est achevé ou pas et si les idées fortes y figurent.

Schéma général d'un plan

Introduction
Exposé du fait générateur
Problème posé
Annonce du plan
Corps du texte

I.
A.
Phrase de liaison
B.
Phrase de liaison. Liaison obligatoire

II.
A.
Phrase de liaison
B.

Conclusion : les enseignements de la note ou les propositions

E. LA RÉDACTION DU TEXTE

Le respect des règles de forme
Une donnée nouvelle est apparue depuis un an dans les concours organisés par le CNFPT. Celui-ci insiste beaucoup sur l'anonymat et tout signe distinctif vaut annulation de la copie. Ainsi sur le sujet du dernier concours d'attaché en note de synthèse figure la recommandation suivante :
TRES IMPORTANT : Il est rappelé qu'aucun signe distinctif ne doit apparaître sur la copie. Il est interdit d'apposer toute signature ou nom, grade, même fictifs, date ou heure, à la fin de votre copie. De même, ne mentionnez pas le nom d'une collectivité territoriale existante ou fictive en entête de votre copie. Cela signifie qu'il n'est pas permis de remplir le timbre collectivité .

Collectivité de
Service de
…, le
Note à l'attention
de
Objet : ..
Références : Textes officiels (sinon rien)

Introduction

Corps du texte

Conclusion