Comment créer une liste de distribution sous Outlook ?

Il arrive souvent que nos données soient éparses, et peu organisées, il faut le dire. Ainsi, c'est souvent dans le fichier client Excel que l'on trouvera les adresses électroniques de nos prospects et non sur Outlook.

Précédemment, nous avons vu comment rapidement créer un mail avec des adresses copiées d'une colonne Excel dans un champ de destinataires Outlook : si cette solution fonctionne à merveille, elle a le désavantage de nous obliger à revenir périodiquement sur le fichier Excel pour en extraire les adresses électroniques. Si ce blog est bien destiné à vous faire part de petites astuces sous Excel pour vous simplifier la vie, mon perfectionnisme (eh oui, excusez-le) m'empêche de ne pas vous expliquer comment vous simplifier la vie avec Outlook !

Le plus simple dans cette situation est de créer ce qu'Outlook appelle une "liste de distribution". Habituellement, elle se crée à partir des contacts qui sont déjà présents sous Outlook ; heureusement, ce n'est pas une condition nécessaire.

Je ne sais pas comment se présente votre version d'Outlook (je travaille sur la 2007), mais chez moi, sous Fichier, j'ai le bouton Nouveau

1. Je clique sur la flèche, un menu déroulant s'affiche dans lequel je sélectionne Liste de distribution [Ctrl+Maj+l]

2. Dans l'onglet Liste de distribution (sélectionné par défaut), dans le groupe Membres, je clique sur Sélectionner les membres.

3. Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, dans la zone Membres, je colle [Ctrl+v] mes données copiées d'Excel (notez que vous n'avez pas besoin de sélectionner les cellules dans lesquelles il y a une adresse électronique, vous pouvez copier la colonne entière) et je clique OK.

4. Dans la zone Nom, je nomme ma liste de distribution.

5. Dans l'onglet Liste de distribution, groupe Actions, je clique sur Enregistrer & Fermer.

Et voilà !