A quoi sert une note de frais ? Définition et explications
Dans leurs processus de fonctionnement, toutes les entreprises sont confrontées à la gestion de notes de frais. Qu’on souhaite s’équiper d’un logiciel de suivi des notes de frais ou faire un suivi Excel, leur prise en main peut vite devenir un vrai casse-tête administratif. Aujourd’hui, nous vous révélons tout sur la note de frais et son utilité.
Qu’est-ce qu’une note de frais et à quoi sert-elle ?
Même si la gestion de note de frais est considérée comme une tâche chronophage, elle demeure indispensable pour les entreprises. En effet, suivre les dépenses professionnelles est essentiel pour le meilleur fonctionnement d’une structure, ce qui passe nécessairement par le recours aux notes de frais.
À quoi correspond la note de frais ?
La note de frais se définit comme un document synthétisant les dépenses engagées, réalisées dans le cadre d’une activité professionnelle. Elle est un support permettant au salarié ou à l’employeur de consigner les dépenses effectuées pour un besoin professionnel. Indispensable à la survie du budget de l’entreprise, et par ricochet de ses activités, ce document concourt à l’enregistrement comptable des charges. Mieux, il facilite le remboursement des frais engagés, en fonction du statut du dirigeant ou de l’employé.
Au vu de son importance, la note de frais doit comporter des informations bien précises, à savoir :
– La date de la dépense,
– Le motif,
– Le montant avancé,
– Les justificatifs, etc.
Par ailleurs, notez que ce relevé existe sous deux types : la note de frais classique et la note de frais kilométrique. Le premier correspond à des frais liés au déplacement, aux fournitures de l’entreprise, à la restauration, etc. Le second type s’adresse généralement au salarié ayant utilisé son véhicule personnel pour un motif professionnel.
Qui peut établir une note de frais ?
En entreprise, l’élaboration d’une note de frais peut concerner plusieurs profils. Les salariés non-cadres, les bénévoles, les cadres et les dirigeants peuvent l’établir, à l’exception des auto-entrepreneurs.
Généralement, elle est créée par les personnes concernées et remise à l’employeur pour obtenir un remboursement. De fait, elle constitue une opération courante au sein des associations, des grandes structures et des PME. En outre, dans les contextes de dématérialisation, la création de la note de frais revient souvent au service de comptabilité de la société. À cette étape, le tour se joue grâce à un logiciel dédié, comme celui indiqué plus haut.
Pourquoi est-ce important d’établir une note de frais ?
Pour l’employeur ou l’entreprise, la note de frais est considérée comme une pièce à conviction facilitant le remboursement des frais engagés par l’employé. C’est en effet ce document qui va permettre à l’employeur de prendre en compte les dépenses pour qu’elles soient retournées aux ayants droit.
En clair, la note de frais conditionne le suivi et le remboursement des dépenses engagées par tout salarié au sein d’une structure.
Quels sont les frais qui peuvent y être inclus ?
De façon générale, plusieurs catégories de frais peuvent constituer ce document.
Des frais de déplacement aux frais d’hébergement, de repas et de télétravail, tous peuvent y être inclus, tant qu’ils concernent les besoins de l’entreprise. En effet, les frais de déplacement sont le plus souvent relatifs aux voyages d’affaires ou aux tournées professionnelles. Il existe cependant des cas où ils peuvent prendre en compte le trajet entre le domicile du salarié et son lieu d’activité. Ainsi, ce dernier peut bénéficier des indemnités kilométriques après émission de sa note de frais.
Les frais d’hébergement et de repas peuvent également composer les notes des frais dans des circonstances particulières, et selon certains principes. Mais généralement, les dépenses liées à l’hébergement et à la restauration au cours des missions professionnelles sont d’office concernées.
Par ailleurs, les frais de télétravail ne s’adressent qu’aux salariés des entreprises acceptant ce mode d’organisation. En travaillant à distance, ces derniers peuvent être remboursés pour une partie de leur loyer ainsi que pour les dépenses relatives au forfait internet et au mobile.
À quoi faut-il faire attention ?
Si la note de frais facilite le suivi des dépenses et leur remboursement, il faut toutefois faire attention à certains points. En effet, il est essentiel de respecter les obligations légales liées à sa gestion. Aussi, connaître au préalable les risques de fraudes qui pourraient en découler permet de les éviter en cas de survenance.
Respecter les obligations légales
Légalement, l’employeur dispose de 5 ans pour rembourser les frais engagés, après présentation de la note de frais. Il faut savoir que le délai de remboursement d’une note de frais repose sur l’efficience du dispositif de gestion et de validation mis en place.
En effet, le suivi de ces documents prend un temps énorme. Au service de comptabilité, ils peuvent passer des jours, voire des semaines, après présentation par le salarié. À cela, peuvent s’ajouter les périodes extrêmes pendant lesquelles gérer les notes de frais se révèle encore plus difficile.
Malgré toutes ces contraintes, la grande majorité des entreprises s’attèlent à les rembourser à la fin du mois de leur soumission. Cette option serait la meilleure, car la gestion des notes de frais est naturellement une tâche répétitive. Ce processus pourrait donc entraîner une accumulation de dettes en absence du traitement progressif.
C’est pourquoi la jurisprudence confère à l’entreprise le droit d’imposer à l’employé un délai d’élaboration de sa note de frais. Dans ce cas précis, les dépenses engagées peuvent ne pas être remboursées si elles sont déclarées après le délai défini.
Connaître les risques de fraude
Si vous remarquez une incohérence sur une note de frais, vérifiez s’il s’agit d’une erreur, car elle peut être bien plus grave. En effet, certains employés peu honnêtes n’hésitent pas à arrondir leurs dépenses pour quelques euros de plus.
Selon l’Institut Français de Prévention de la Fraude, 89 % des cas de fraude en entreprise se rapportent aux notes de frais. Il est donc essentiel d’être vigilant, car la fraude existe. D’ailleurs, son coût s’élève en moyenne à 747 € par an et par salarié. Aussi faut-il savoir que 5 % des revenus annuels des entreprises sont liés aux coûts de fraude.
La note de frais : mode d’emploi
Maintenant que vous connaissez les bases, je vous propose de découvrir comment faire une note de frais.